Klauzula RODO

Realizując obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 RODO (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.), przekazujemy następujące informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest LOCAL.hair z siedzibą przy ul. Ogrodowa 14B, 61-821 Poznań. (Administrator to podmiot, który korzysta z systemu SoulConnect do obsługi swoich klientów i działań – np. firma świadcząca usługi, która gromadzi Pani/Pana dane w tym systemie).

W sprawach ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: hello.localhair@gmail.com.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora w następujących celach, na podstawie odpowiednich przesłanek prawnych:

• a. W celu zawarcia i realizacji umowy lub usługi, której Pan/Pani jest stroną – np. w celu świadczenia na Pani/Pana rzecz usług oferowanych przez Administratora, obsługi zgłoszeń, komunikacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą).
• b. W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – np. wystawienia faktury, wywiązania się z obowiązków rachunkowych, podatkowych, archiwizacji dokumentów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego).
• c. W celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora – takich jak: zapewnienie obsługi klienta na najwyższym poziomie, ustalenie lub dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, cele wewnętrznego administrowania i bezpieczeństwa IT, a także marketing bezpośredni własnych produktów lub usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadnione interesy Administratora). W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu, ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw (patrz pkt 6 poniżej).
• d. Na podstawie zgody – jeżeli Administrator prosił o zgodę na przetwarzanie Pani/Pana danych w określonym celu (np. zgoda na otrzymywanie newslettera czy materiałów marketingowych drogą elektroniczną), to podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Udzieloną zgodę można w dowolnym momencie wycofać, co nie wpływa na legalność przetwarzania przed wycofaniem.

3. Zakres danych

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie adekwatnym i niezbędnym do realizacji ww. celów. Mogą to być w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu), dane związane z pełnioną funkcją lub relacją biznesową (np. stanowisko, nazwa firmy, historia zamówień lub kontaktów), a w przypadku użytkowników systemu – dane związane z utworzonym kontem (login, identyfikator użytkownika, uprawnienia w systemie).

Dane te pochodzą bezpośrednio od Pani/Pana lub od Pani/Pana pracodawcy/zleceniodawcy (jeśli jest Pan/Pani użytkownikiem systemu w ramach wykonywanej pracy) bądź zostały pozyskane w toku realizacji umowy (np. poprzez formularz rejestracyjny, korespondencję).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji powyższych celów – bez podania danych nie będzie możliwe np. założenie konta w systemie czy wykonanie usługi przez Administratora.

4. Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane będą przechowywane przez Administratora przez okres nie dłuższy niż to konieczne. Konkretne okresy przechowywania zależą od celu przetwarzania, np.:

• Dane przetwarzane w celu wykonania umowy – przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń (zwykle 3 lub 6 lat) lub przez okres wymagany przepisami (np. dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku podatkowego).
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu ustania tego interesu (np. do czasu przedawnienia roszczeń w zakresie dochodzenia roszczeń, lub do czasu uwzględnienia sprzeciwu wniesionego przez osobę, jeżeli sprzeciw zniesie podstawę przetwarzania).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody na dany cel (jeśli wcześniej nie zajdzie inna podstawa lub konieczność zakończenia przetwarzania).

Po upływie wyżej wskazanych okresów dane mogą być zarchiwizowane w zakresie koniecznym do spełnienia obowiązków prawnych lub zabezpieczenia praw Administratora, a następnie zostaną usunięte lub zanonimizowane.

5. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane mogą być ujawniane przez Administratora następującym kategoriom odbiorców:

• Upoważnieni pracownicy/współpracownicy Administratora – którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonać swoje obowiązki (np. obsługa klienta, dział IT).
• Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora – np. dostawca systemu informatycznego SoulConnect (UNIVERSY sp. z o.o.) jako podmiot zapewniający platformę, na której dane są przechowywane i który może mieć do nich dostęp w razie potrzeby serwisowej. Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy powierzenia i zgodnie z poleceniami Administratora, zapewniając odpowiednie środki ochrony danych.
• Inni odbiorcy danych uprawnieni na mocy prawa – np. organy publiczne (urzędy skarbowe, sądy, policja) w zakresie, w jakim Administrator jest zobowiązany udostępnić im dane na podstawie przepisów.

Administrator nie przekazuje Pani/Pana danych do państw trzecich (poza obszar EOG) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że w konkretnym przypadku wskazano inaczej i z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń zgodnie z rozdziałem V RODO.

6. Pani/Pana prawa

Przysługuje Pani/Panu szereg praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Zgodnie z przepisami, ma Pan/Pani prawo do:

• dostępu do treści swoich danych (informacji o przetwarzaniu oraz otrzymania kopii danych),
• sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są nieaktualne lub nieprawidłowe,
• usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym") w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO – np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy brak podstawy prawnej do ich przetwarzania,
• ograniczenia przetwarzania – np. jeśli kwestionuje Pan/Pani prawidłowość danych lub podstawę przetwarzania – na czas rozpatrzenia sprawy,
• przenoszenia danych – w odniesieniu do tych danych, które są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody, ma Pan/Pani prawo otrzymać je od Administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz zlecić przesłanie tych danych innemu administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe),
• sprzeciwu wobec przetwarzania – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – w dowolnym momencie, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 21 RODO). Po wniesieniu sprzeciwu Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych, chyba że wykaże on istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw skutkuje natychmiastowym zaprzestaniem takiego przetwarzania.
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – jeśli uważa Pan/Pani, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Powyższe prawa można realizować, kontaktując się z Administratorem (dane kontaktowe w pkt 1). Administrator dołoży starań, by realizować prawa najszybciej jak to możliwe – nie później niż w terminach określonych w art. 12 RODO (zasadniczo 1 miesiąc).

Zwracamy uwagę, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego i mogą podlegać warunkom – np. w pewnych sytuacjach Administrator może odmówić usunięcia danych, powołując się na nadrzędne podstawy prawne (jak obowiązek prawny).

7. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale może być konieczne do zawarcia lub realizacji umowy bądź usługi. Brak podania wymaganych danych (np. danych kontaktowych, danych potrzebnych do faktury lub założenia konta) może skutkować niemożnością świadczenia usług przez Administratora.

W sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, podanie danych jest w pełni dobrowolne – brak zgody nie wpływa na wykonanie innych usług, może jedynie uniemożliwić np. otrzymywanie newslettera.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, przez Administratora w ramach opisanych celów przetwarzania – chyba że uzyska on na to odrębną zgodę i uprzednio poinformuje o szczegółach (profilowanie oznacza analizę lub prognozę Pani/Pana preferencji czy zachowań w celach marketingowych, co tutaj nie ma miejsca bez zgody).

---

Polityka prywatności LOCAL.hair

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest LOCAL.hair z siedzibą przy ul. Ogrodowa 14B, 61-821 Poznań, NIP: 6182178970, e-mail: hello.localhair@gmail.com, tel.: +48 572 166 223, strona www: https://localhair.pl.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe klientów są przetwarzane w następujących celach:

• realizacja usług rezerwacyjnych i świadczenie usług kosmetycznych/fryzjerskich/zdrowotnych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• obsługa płatności i rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO),
• kontakt w sprawach związanych z rezerwacją (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• ewentualne dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – marketing usług i newsletter (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Kategorie przetwarzanych danych

Przetwarzane są dane niezbędne do realizacji usług: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane płatności, historia rezerwacji. W przypadku faktur – także dane firmy (NIP, adres).

Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom świadczącym usługi na rzecz LOCAL.hair, w szczególności dostawcom systemu rezerwacyjnego (SoulConnect), operatorom płatności, firmom księgowym i hostingowym – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług.

Czas przechowywania

Dane są przechowywane przez okres świadczenia usług oraz przez czas wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia.

Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba ma prawo do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność przetwarzania sprzed cofnięcia).

Wnioski dotyczące praw można kierować na adres: hello.localhair@gmail.com.

Prawo do skargi

Każdy ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji rezerwacji i świadczenia usług.

Karta przetwarzania — jak działa nasz system rezerwacji

Korzystamy z systemu rezerwacji i zarządzania salonem SoulConnect. Dostawcą systemu jest UNIVERSY sp. z o.o., ul. Cisowa 1, 64-130 Dąbcze (KRS 0000940282), która przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Poniżej opisujemy funkcje systemu, które są u nas włączone.

Rezerwacje, konto i wiadomości o wizycie. System zapisuje Twoje dane kontaktowe, wizyty (termin, usługę, osobę wykonującą, cenę, zadatek i płatności), uwagi do wizyty oraz historię zmian każdej wizyty (kto i kiedy ją zmienił). Wysyła potwierdzenie rezerwacji e-mailem i przypomnienia przed wizytą SMS-em lub e-mailem. Zmiany wykonywane w systemie zapisujemy w dzienniku zdarzeń (kto, kiedy, z jakiego adresu IP) przez 90 dni — w celu bezpieczeństwa i wyjaśniania rozbieżności w rozliczeniach. (obowiązuje od 05.11.2026)

Poczta e-mail. E-maile wysyła serwer, na którym działa nasza strona. (obowiązuje od 05.11.2026)

Konto klienta. Logowanie: hasło, jednorazowy kod SMS albo jednorazowy kod e-mail. Liczbę prób logowania ograniczamy, a próby nadużyć (np. masowe wysyłanie kodów) blokujemy po adresie IP — w celu bezpieczeństwa. Osoba zarządzająca salonem może — w celu pomocy, np. gdy zgłaszasz problem z kontem — wyświetlić Twoje konto w trybie „tylko do odczytu” (bez możliwości zmian i bez wysyłania wiadomości, najdłużej 30 minut). Każdy taki podgląd zapisujemy w dzienniku zdarzeń (kto, kiedy, jak długo). (obowiązuje od 05.11.2026)

Płatności online. Płatności obsługuje mElements S.A. (Paynow). Operator płatności otrzymuje dane potrzebne do płatności i przetwarza je jako odrębny administrator na zasadach swojej polityki prywatności. My nie widzimy i nie zapisujemy danych Twojej karty. (obowiązuje od 05.11.2026)

Ocena ryzyka nieobecności (Strażnik Rezerwacji) — profilowanie. Przy rezerwacji system liczy ocenę ryzyka, że wizyta się nie odbędzie, na podstawie: czy byłaś/byłeś już u nas i jak często w ostatnim roku, wcześniejszych nieobecności bez odwołania, dnia i godziny wizyty, czasu od rezerwacji do wizyty, ceny usługi i tego, czy wpłacono zadatek. Skutek: przy wyższej ocenie możemy poprosić Cię SMS-em lub e-mailem o potwierdzenie wizyty, a gdy potwierdzenia brak — personel dostaje informację i sam decyduje, czy się z Tobą skontaktować. Ocena nie powoduje odwołania wizyty ani zmiany ceny. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (planowanie pracy, ograniczanie niewykorzystanych terminów). Ocenę zapisujemy przy wizycie i przechowujemy razem z historią wizyt. (obowiązuje od 05.11.2026)

Przewidywanie kolejnej wizyty — profilowanie na potrzeby marketingu. System wylicza z historii wizyt Twój zwykły odstęp między wizytami i podpowiada, kiedy zaproponować kolejną. Propozycję wysyłamy tylko wtedy, gdy wyraziłaś/wyraziłeś zgodę na wiadomości marketingowe. Po wycofaniu zgody lub sprzeciwie nie wykorzystujemy tej oceny do marketingu. Wyliczenia przechowujemy do 60 dni od wysłania propozycji. (obowiązuje od 05.11.2026)

Pomocnik SoulConnect dla personelu (AI). Personel może zadawać pytania o obsługę systemu narzędziu opartemu na modelu językowym OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.; dane mogą być przetwarzane w USA — EU-US Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne). Narzędzie nie ma dostępu do danych klientów w systemie; adresy e-mail i numery telefonów wpisane w pytaniu są maskowane przed wysłaniem. Personel jest zobowiązany nie wpisywać w pytaniach danych klientów. (obowiązuje od 05.11.2026)

Przeniesienie danych z poprzedniego systemu. Dane klientów i historię wizyt przenieśliśmy z poprzedniego systemu rezerwacji (Booksy). Zgód marketingowych z poprzedniego systemu nie wykorzystujemy, dopóki ich nie potwierdzimy. (obowiązuje od 05.11.2026)

Gdzie są dane i kto je przetwarza. (obowiązuje od 05.11.2026)

Podmiot	Rola	Miejsce i podstawa transferu
UNIVERSY sp. z o.o., Dąbcze	dostawca systemu SoulConnect (podmiot przetwarzający)	Polska
dostawca hostingu naszej strony	serwery, na których działa system, i kopie zapasowe (nasz dostawca)	zgodnie z umową z dostawcą hostingu
Amazon Web Services EMEA SARL	wysyłka e-maili ze zgłoszeń technicznych do dostawcy systemu	Szwecja (UE)
OpenAI Ireland Ltd.	Pomocnik dla personelu	Irlandia; USA — EU-US Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne
SMSAPI (operator SMS)	wysyłka SMS (nasza umowa)	Polska
mElements S.A. (Paynow)	płatności online (odrębni administratorzy)	według polityki operatora

Ta część polityki aktualizuje się sama, gdy zmieniamy funkcje systemu.

Statystyka odwiedzin strony

Prowadzimy statystykę korzystania ze strony i rezerwacji online, aby wiedzieć, skąd trafiają do nas klienci i które części strony są przydatne (prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zapisujemy: które strony zostały wyświetlone i w jakiej kolejności w ramach jednej wizyty, skąd nastąpiło wejście (np. wyszukiwarka, media społecznościowe, reklama), rodzaj urządzenia i przeglądarki, w co kliknięto, kolejne kroki rezerwacji online, czy pola formularza zostały wypełnione i czy w listach oraz polach wyboru dokonano wyboru (bez treści odpowiedzi), frazy wpisane w wyszukiwarkę strony (bez adresów e-mail i numerów telefonów) oraz czas ładowania strony i błędy techniczne.

Nie zapisujemy adresu IP, pełnych danych przeglądarki ani treści wpisywanych w formularze; na stronach konta klienta, koszyka, potwierdzenia zamówienia i płatności nie zapisujemy żadnych tekstów. Bez Twojej zgody statystyka nie używa plików cookies ani innych identyfikatorów zapisywanych w przeglądarce: odsłony jednej wizyty łączy skrót tworzony na serwerze z adresu IP i danych przeglądarki z losowym kluczem, który jest usuwany po upływie doby — potem skrótu nie da się odtworzyć. Dane są pseudonimowe: dopóki serwer przechowuje swoje dzienniki techniczne, w wyjątkowych przypadkach można by je powiązać z adresem IP. Po wyrażeniu zgody na pliki cookies analityczne zapisujemy w przeglądarce losowy identyfikator (do 90 dni), aby łączyć kolejne wizyty.

Statystyka nie zawiera imion, nazwisk ani danych kontaktowych. Gdy dokonasz rezerwacji online, do rezerwacji zapisujemy tylko źródło wejścia na stronę (np. „wyszukiwarka Google”), stronę, od której zaczęła się wizyta, i rodzaj urządzenia — bez pozostałych odwiedzonych stron. Dane statystyki przechowujemy na serwerze strony przez 2 lata. Przetwarza je w naszym imieniu dostawca systemu rezerwacji (podmiot przetwarzający). Dane nie są sprzedawane ani wykorzystywane do reklam.

Ten punkt obowiązuje od 02.11.2026.

Pliki cookies

Strona korzysta z plików cookies i podobnych technologii (zapis informacji w pamięci przeglądarki). Pliki niezbędne zapisujemy bez pytania o zgodę, bo bez nich strona nie działa: służą do logowania do konta klienta, obsługi koszyka i rezerwacji online, bezpieczeństwa oraz zapamiętania Twojego wyboru w okienku zgody.

Pliki analityczne (pozwalają zrozumieć, jak korzystasz ze strony — np. identyfikator statystyki strony, Google Analytics, Microsoft Clarity, jeśli z nich korzystamy) i marketingowe (pomiar i dopasowanie reklam — np. Meta Pixel, Google Ads, jeśli z nich korzystamy) włączamy wyłącznie za Twoją zgodą, wyrażoną w okienku przy pierwszej wizycie. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić albo wycofać przyciskiem „Ustawienia cookies” w rogu strony; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Twój wybór pamiętamy przez 180 dni, potem zapytamy ponownie. Pliki cookies możesz też usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki — zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić rezerwację online.

Gdy korzystamy z narzędzi Google, Meta albo Microsoft, dostawcy ci otrzymują dane o korzystaniu ze strony dopiero po Twojej zgodzie na daną kategorię i mogą przetwarzać je także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na zasadach opisanych w ich politykach prywatności.

Data ostatniej aktualizacji: 16.07.2026